Osiem kryteriów, które faktycznie różnicują programy do fakturowania — i trzy pułapki cenowe, przez które płaci się drugi raz za to samo.
Każda działa. Różnią się tym, ile pracy zostaje po Twojej stronie.
| Rozwiązanie | Koszt | Dla kogo | Największe ograniczenie |
|---|---|---|---|
| Aplikacja Podatnika (rządowa) | 0 zł | Kilka faktur miesięcznie | Wszystko ręcznie, bez kosztów i raportów |
| Program online (w przeglądarce) | 0–60 zł/mies. | JDG i małe firmy | Automatyzacja, dostęp z telefonu |
| Program instalowany | Licencja + aktualizacje | Firmy z działem księgowym | Wiąże z jednym komputerem |
| Biuro rachunkowe z systemem | W cenie obsługi | Firmy oddające całą księgowość | Zależność od terminów biura |
Rządowa Aplikacja Podatnika zawsze pozostanie darmowa i wystarczy przy kilku fakturach miesięcznie. Przy regularnym fakturowaniu problemem nie jest cena, tylko to, że każdą fakturę wpisujesz od zera i nie masz rejestru kosztów ani raportów.
W kolejności od najważniejszego.
Sprawdź w cenniku, czy wysyłka do KSeF należy do planu, który zamierzasz kupić. To dziś podstawowa funkcja, a nie premium.
KSeF to nie tylko wysyłka. Faktury, które wystawiają Ci dostawcy, też tam trafiają — dobry program pobiera je automatycznie i zamienia w koszty, zamiast kazać Ci prosić o duplikaty.
To obowiązujący schemat faktury ustrukturyzowanej. Zapytaj wprost, czy program obsługuje FA(3), a nie tylko starszą wersję — inaczej KSeF odrzuci dokumenty.
Zaliczkowe i rozliczeniowe, korekty, procedura marży, waluty obce z kursem NBP, sprzedaż do UE i OSS, faktura do paragonu. Jeśli wystawiasz takie dokumenty, sprawdź je przed decyzją — to tu programy różnią się najbardziej.
Program powinien pozwolić ustawić własny format numeru i zachować ciągłość po przejściu z poprzedniego rozwiązania.
Sprawdź, co się dzieje, gdy KSeF nie odpowiada: czy program zapamiętuje fakturę i wysyła ją sam, czy zostawia Cię z tym problemem.
Liczba faktur, liczba użytkowników, liczba firm na koncie. Limit użytkowników bywa ukryty w tańszych planach — jeśli fakturuje więcej niż jedna osoba, sprawdź to od razu.
Zanim wejdziesz, sprawdź, jak wyjdziesz: czy pobierzesz swoje faktury w PDF i XML, czy dane da się wyeksportować. Program bez drogi wyjścia to ryzyko.
Plan wygląda tanio, dopóki nie okaże się, że wysyłka do KSeF jest w wyższym pakiecie. Licz cenę planu, w którym faktycznie wyślesz fakturę.
Tani plan bywa jednoosobowy. Jeśli faktury wystawia także wspólnik, pracownik albo księgowa, realna cena to plan wieloosobowy.
Rabat roczny jest uczciwy, ale tylko jeśli możesz najpierw sprawdzić program w rozliczeniu miesięcznym.
Od momentu, w którym obowiązek obejmie Twoją firmę, faktury sprzedaży muszą trafiać do Krajowego Systemu e-Faktur. Program, który nie wysyła faktur do KSeF, przestaje wystarczać — chyba że wysyłasz je osobno przez rządową Aplikację Podatnika, co oznacza podwójną pracę.
Dla firmy wystawiającej kilka faktur miesięcznie zwykle tak. Sprawdź jednak, czy darmowy plan obejmuje wysyłkę do KSeF, czy jest to płatny dodatek — to najczęstsza różnica między ofertami, a wysyłka do KSeF nie jest funkcją opcjonalną.
Nie musisz. Programy działające w przeglądarce nie wymagają instalacji ani aktualizacji, działają na telefonie i komputerze, a dane są dostępne z każdego miejsca. Programy instalowane wiążą Cię z jednym urządzeniem i wymagają ręcznych aktualizacji przy zmianach przepisów.
Przepisy przewidują tryb offline: wystawiasz fakturę poza systemem i przesyłasz ją do KSeF, gdy system znów działa. Sprawdź, czy program obsługuje ten tryb automatycznie — inaczej przy awarii musisz pilnować terminów ręcznie.
Tak. Nie ma przepisu, który wiązałby Cię z jednym programem przez rok. Trzeba tylko zachować ciągłość numeracji faktur i dostęp do wystawionych wcześniej dokumentów.
Widełki rynkowe, modele cenowe i koszty, których nie widać w cenniku.
Kalkulator: sprawdź swój termin w 10 sekund.
Jak przejść bez utraty numeracji i historii dokumentów.
Czym jest KSeF, jak działa i kogo obowiązuje — kompletnie.
Konto darmowe, bez karty. Pierwsze 30 dni bez limitów — wystaw prawdziwą fakturę i wyślij ją do KSeF, zanim zdecydujesz.