Co trzeba przenieść, co zostaje w KSeF, a czego nie da się odtworzyć — i dlaczego wejście obowiązku KSeF to najlepszy moment na zmianę.
Zaplanowane tak, żeby żaden dzień nie został bez działającego fakturowania.
Najlepiej pierwszy dzień miesiąca. Do końca poprzedniego miesiąca fakturujesz w starym programie, od pierwszego — w nowym. Bez okresu, w którym równolegle działają dwa.
Faktury sprzedaży w PDF i XML, ewidencję kosztów, listę kontrahentów. Rób to, dopóki konto działa — po rezygnacji z abonamentu dostęp bywa odcinany od razu.
To jedyna informacja, której nie da się odtworzyć z niczego innego. Zanotuj pełny numer ostatniego dokumentu i format, w jakim był budowany.
Odwzoruj dotychczasowy wzór, na przykład FV/{YYYY}/{MM}/{NNNN}, i wybierz, czy licznik ma się zerować co miesiąc, czy co rok. Zrób to przed pierwszą fakturą — później zmiana wzoru jest kłopotliwa.
Nowy program potrzebuje własnego dostępu do Twojego konta w KSeF — certyfikatu lub tokena. To ten krok decyduje, czy faktury faktycznie wychodzą, więc zrób go przed pierwszą sprzedażą, nie w jej trakcie.
Pierwszy dokument potraktuj jak test: wyślij i sprawdź, czy wrócił numer KSeF oraz UPO. Dopiero wtedy przenoś resztę pracy.
| Element | Nakład pracy | Jak to działa |
|---|---|---|
| Kontrahenci | Nie trzeba przepisywać | Dane firmy pobierają się po NIP z GUS; kontrahenci kosztowi dopisują się sami z faktur z KSeF |
| Produkty i usługi | Wpisywane raz | Zwykle kilkanaście pozycji — szybciej wpisać niż migrować |
| Numeracja | Wymaga decyzji | Odwzorowanie wzoru albo świadome rozpoczęcie nowej serii |
| Historia sprzedaży | Zostaje w KSeF | Faktury wysłane do KSeF pobierzesz z powrotem do nowego programu |
| Faktury sprzed KSeF | Archiwum PDF/XML | Pobierz ze starego programu i zachowaj na dysku |
Najczęstszy lęk przy zmianie programu — „stracę historię" — w praktyce dotyczy tylko okresu sprzed KSeF. Wszystko, co przeszło przez Krajowy System e-Faktur, jest w nim dostępne niezależnie od tego, którego programu używasz; w Prostej Fakturze pobierzesz własne faktury z KSeF z powrotem do listy sprzedaży.
Skoro sposób wystawiania faktur zmienia się przez przepisy, koszt nauki nowego programu ponosisz raz zamiast dwa razy.
Dopiero pierwsza faktura wysłana do KSeF pokazuje, czy program obsługuje Twoje typy dokumentów. Lepiej sprawdzić to przed terminem obowiązku.
Dokumenty w KSeF są niezależne od programu — zmiana narzędzia nie oznacza utraty dostępu do wystawionych faktur.
Kontynuujesz numerację z poprzedniego programu w środku roku? Napisz przed wystawieniem pierwszej faktury na kontakt@prosta-faktura-ksef.pl — pomożemy ustawić licznik tak, żeby numery szły dalej bez przerwy.
Tak. Żaden przepis nie wiąże firmy z jednym programem przez rok podatkowy. Musisz jedynie zachować ciągłość numeracji faktur i mieć dostęp do dokumentów wystawionych wcześniej — przez pięć lat od końca roku, w którym upłynął termin płatności podatku.
Numer faktury musi jednoznacznie identyfikować dokument w ramach przyjętej serii. Możesz kontynuować dotychczasową numerację albo rozpocząć nową serię — ważne, żeby w obrębie serii nie było duplikatów ani numerów nadanych wstecz.
Zostają dokumentami księgowymi i musisz mieć do nich dostęp przez okres przechowywania. Pobierz je w PDF i XML, zanim zamkniesz stare konto. Faktury wysłane wcześniej do KSeF pozostają dostępne w samym KSeF niezależnie od programu.
Najwygodniej na pierwszy dzień miesiąca, a najlepiej na początek roku — wtedy numeracja startuje naturalnie od nowa. Drugi dobry moment to wejście obowiązku KSeF dla Twojej firmy, bo i tak zmieniasz sposób pracy.
Nie musisz. Dane firm pobierzesz po numerze NIP z rejestru GUS, a kontrahenci, którzy wystawiają Ci faktury kosztowe, dopisują się sami przy pobieraniu dokumentów z KSeF.
Załóż darmowe konto równolegle do obecnego programu. Przez 30 dni bez limitów — sprawdzisz swoje typy dokumentów bez ryzyka.