KSeF a kasa fiskalna i paragony — co się zmienia (a co nie)

Kasa fiskalna zostaje — sprzedaż dla konsumentów jest poza KSeF

Najważniejsza rzecz na start: sprzedaż dla osób prywatnych (B2C) jest poza KSeF. Faktur dla konsumentów nieprowadzących działalności nie wystawia się w Krajowym Systemie e-Faktur, bo obowiązek dotyczy obrotu między firmami (B2B). Jeśli więc prowadzisz sklep, gabinet, warsztat czy punkt usługowy i obsługujesz „zwykłych" klientów — dalej bijesz paragon na kasie fiskalnej, dokładnie jak wcześniej.

Kasa fiskalna, drukarka paragonów, raporty dobowe i miesięczne — cały ten świat działa bez zmian. KSeF go nie zastępuje i niczego tu nie „przełącza". To dwa osobne obiegi: paragonowy (dla konsumentów) i fakturowy między firmami (przez KSeF).

Co realnie idzie do KSeF

Do KSeF trafiają faktury wystawiane firmom (B2B). Klasyczny przypadek ze sklepu czy usługi: klient robi zakup, dostaje paragon, a po chwili mówi „poproszę fakturę na firmę". Wtedy wystawiasz fakturę do paragonu — i skoro nabywcą jest firma, ta faktura jest dokumentem B2B, więc trafia do KSeF. Sam paragon zostaje w obiegu kasowym, ale wystawiona na jego podstawie faktura dla przedsiębiorcy idzie do systemu.

Innymi słowy: to nie paragon wędruje do KSeF, tylko faktura, którą na jego podstawie wystawiasz firmie. Sprzedaż konsumencka pozostaje na paragonie i poza systemem.

Zmiana od 1 stycznia 2027 — faktury uproszczone

Jest jeden konkretny termin, który warto zapamiętać. Od 1 stycznia 2027 paragony z NIP nabywcy do 450 zł — czyli tak zwane faktury uproszczone — przestają pełnić rolę faktury. Do tej pory taki paragon z NIP-em był traktowany jak pełnoprawna faktura dla firmy; po tej dacie już nie. Jeżeli klient-firma będzie chciał dokument rozliczeniowy, wystawisz mu normalną fakturę w KSeF.

Tego samego dnia do KSeF dołączają też najmniejsi podatnicy, którzy korzystali z przejściowego wyjątku. Dla porządku: obowiązek wystawiania faktur B2B w KSeF ruszył etapami wcześniej — 1 lutego 2026 dla największych (sprzedaż powyżej 200 mln zł), a 1 kwietnia 2026 dla wszystkich pozostałych. Pełny harmonogram opisaliśmy osobno: KSeF — od kiedy obowiązkowy.

Sprzedaż mieszana B2C + B2B — jak to poukładać w praktyce

Najwięcej pytań mają firmy, które sprzedają i konsumentom, i innym firmom — sklep, punkt usługowy, gastronomia. Recepta jest prosta i nie wywraca Ci pracy do góry nogami:

• Klient prywatny — bijesz paragon na kasie fiskalnej, jak zawsze. Nic nie idzie do KSeF.
• Klient-firma prosi o fakturę — wystawiasz fakturę B2B, która trafia do KSeF. Dobry program do faktur robi to jednym kliknięciem, więc nie musisz przełączać się między systemami ani liczyć niczego ręcznie.
• Faktura do paragonu — gdy firmowy klient chce dokument po zakupie na paragon, program powiąże ją z paragonem i wyśle do KSeF za Ciebie.

W Prostej Fakturze wystawiasz taką fakturę B2B (dane firmy pobierają się z GUS po NIP), klikasz „Wyślij do KSeF" i masz spokój — sprzedaż paragonowa toczy się równolegle na kasie. Zanim zaczniesz, podłącz firmę do systemu: jak podłączyć KSeF krok po kroku. A jeśli chcesz to po prostu przetestować na własnych fakturach — załóż darmowe konto i wystaw pierwszą fakturę.

Częste pytania

Czy muszę wystawiać paragony w KSeF? Nie. Paragony dla klientów prywatnych zostają na kasie fiskalnej i są całkowicie poza KSeF — system dotyczy faktur między firmami.

Klient-firma prosi o fakturę do paragonu — czy ona idzie do KSeF? Tak. To dokument B2B, więc faktura wystawiona firmie na podstawie paragonu trafia do KSeF. Sam paragon pozostaje w obiegu kasowym.

Czy kasa fiskalna zniknie? Nie. Kasa i sprzedaż paragonowa dla konsumentów działają dalej dokładnie tak, jak dotąd. KSeF ich nie zastępuje.

Co z fakturą uproszczoną (paragon z NIP do 450 zł) po 2027? Od 1 stycznia 2027 takie paragony przestają być traktowane jak faktury. Firmowemu klientowi wystawisz wtedy zwykłą fakturę w KSeF.

Chcesz szerszy kontekst? Przeczytaj KSeF dla jednoosobowej działalności oraz co to jest KSeF i UPO.