Faktura w walucie obcej w KSeF — kurs NBP i przeliczenie VAT

Czy w KSeF można wystawić fakturę w euro albo dolarach?

Tak. Faktura ustrukturyzowana to plik w schemacie FA(3), a w tym schemacie jest osobne pole na walutę dokumentu. Możesz więc wystawić fakturę w EUR, USD, GBP, CHF i wielu innych walutach — kwoty pozycji, ceny jednostkowe i wartość netto będą wyrażone właśnie w tej walucie.

Waluta obca nie zwalnia Cię z obowiązku KSeF ani go nie tworzy. Liczy się to, że sprzedajesz innej firmie (B2B) — a czy robisz to w złotówkach, czy w euro, dla samego obowiązku wysłania faktury do KSeF nie ma znaczenia. Jeśli chcesz najpierw zrozumieć, czym w ogóle jest ten format, zajrzyj do artykułu o fakturze ustrukturyzowanej.

Kurs NBP: który i z którego dnia

Choć fakturę wystawiasz w walucie obcej, VAT rozliczasz w złotówkach. Żeby policzyć podatek w PLN, kwoty przelicza się po kursie NBP z tabeli A z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień powstania obowiązku podatkowego (najczęściej dzień sprzedaży lub dostawy towaru albo wykonania usługi).

• Tabela A — to średnie kursy walut wymienialnych, publikowane przez NBP w każdy dzień roboczy. Rzadkie waluty, których w tabeli A nie ma, przelicza się z tabeli B.
• Dzień poprzedzający — nie bierzesz kursu z dnia sprzedaży, tylko z dnia roboczego wcześniej. Sprzedaż w poniedziałek? Kurs z piątku. Sprzedaż zaraz po święcie? Kurs z ostatniego dnia, w którym NBP publikował tabelę.
• Faktura przed sprzedażą — jeśli wystawiasz fakturę wcześniej niż powstaje obowiązek podatkowy, możesz przyjąć kurs z dnia roboczego poprzedzającego dzień wystawienia. To wyjątek, ale dobrze o nim wiedzieć.

Pozycje w walucie, VAT także w złotówkach

Na fakturze walutowej pojawiają się dwie „warstwy" kwot. Pozycje, ceny i wartość netto są w walucie obcej — tak, jak umówiłeś się z klientem. Ale kwota VAT musi być wykazana również w PLN, po przeliczeniu opisanym wyżej. To nie jest ozdobnik: urząd rozlicza Twój podatek w złotówkach, więc to właśnie ta przeliczona kwota trafia do ewidencji i deklaracji.

Schemat FA(3) przewiduje na to specjalne pola — obok wartości VAT w walucie faktury zapisywana jest jej równowartość w złotówkach wraz z użytym kursem. Dzięki temu z jednej faktury czytelny jest i kurs, i podstawa opodatkowania w PLN.

Sprzedaż do UE i eksport — pilnuj kraju nabywcy

Faktura walutowa często oznacza kontrahenta spoza Polski. Wtedy oprócz kursu ważne są jeszcze dane samej transakcji:

• Kraj nabywcy — musi być poprawnie oznaczony kodem kraju. Bez tego KSeF potrafi odrzucić fakturę albo przypisać złą stawkę.
• Numer VAT-UE — przy sprzedaży towarów do firmy z innego kraju Unii (WDT) potrzebujesz aktywnego numeru VAT-UE nabywcy; warto go sprawdzić w rejestrze VIES. Poprawnie udokumentowana dostawa wewnątrzwspólnotowa może być objęta stawką 0%.
• Eksport poza UE — sprzedaż towaru do kraju spoza Unii rządzi się własnymi zasadami (m.in. stawka 0% po spełnieniu warunków). Tu również waluta obca jest typowa, a VAT — jeśli wystąpi — liczy się w PLN po kursie NBP.

Jeśli sprzedajesz usługi cyfrowe konsumentom w UE, w grę wchodzi jeszcze procedura OSS i stawki kraju nabywcy — to osobny, szerszy temat, którego tu nie rozwijamy.

Najczęstsze błędy przy fakturach walutowych

• Kurs z dnia sprzedaży zamiast z dnia poprzedzającego — najczęstsza pomyłka. Poprawny jest kurs z ostatniego dnia roboczego przed powstaniem obowiązku podatkowego.
• Brak przeliczenia VAT na PLN — faktura tylko w euro, bez kwoty podatku w złotówkach, jest niekompletna. VAT musi być pokazany także w PLN.
• Kurs z niewłaściwej tabeli — dla większości walut to tabela A. Pomyłka z tabelą (albo wpisanie kursu „na oko") zaniża lub zawyża podatek.
• Ręczne przepisywanie kursu z błędem — literówka w czwartym miejscu po przecinku potrafi rozjechać całą fakturę. Im mniej ręcznego przepisywania, tym lepiej.

Jak robi to program — kurs NBP sam się podstawia

Cała ta arytmetyka z kursami to idealna robota dla programu, nie dla Ciebie. W Prostej Fakturze wybierasz walutę faktury, a system sam pobiera właściwy kurs NBP z tabeli A z dnia roboczego poprzedzającego sprzedaż i przelicza VAT na złotówki. Ty widzisz gotowe kwoty — i w walucie, i w PLN — a plik FA(3) z poprawnym kursem powstaje w tle i leci do KSeF.

Do tego dane zagranicznego kontrahenta, kraj nabywcy i numer VAT-UE trzymasz w jednym miejscu, więc kolejne faktury walutowe robisz w kilka kliknięć. załóż konto i wystaw pierwszą fakturę za darmo — plan startowy przez pierwsze 30 dni działa bez limitów.

Częste pytania

Czy muszę pokazywać VAT w złotówkach, skoro faktura jest w euro? Tak. Pozycje mogą być w walucie obcej, ale kwotę VAT trzeba wykazać również w PLN po kursie NBP.

Który dokładnie kurs jest właściwy? Średni kurs NBP z tabeli A z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień powstania obowiązku podatkowego (zwykle dzień sprzedaży).

Sprzedaję do Niemiec w euro — co jeszcze poza kursem? Zadbaj o poprawny kraj nabywcy i jego numer VAT-UE. Przy dostawie towarów do firmy z UE poprawne dane pozwalają zastosować stawkę 0%.

Czy KSeF sam przeliczy mi kurs? Sam KSeF nie liczy kursu — robi to Twój program do faktur. Dobry program pobiera kurs NBP automatycznie i wpisuje go do pliku FA(3).

Zobacz też: jak wystawić fakturę w KSeF oraz czym jest faktura ustrukturyzowana.