Faktury zagraniczne a KSeF — WDT, eksport i sprzedaż dla firm z UE

Zagraniczna faktura dla firmy — czy idzie do KSeF?

Tak. KSeF to obowiązek wystawcy krajowego, a nie kwestia tego, gdzie mieszka nabywca. Jeśli Twoja firma ma siedzibę w Polsce i wystawiasz fakturę innej firmie (B2B), przechodzi ona przez KSeF — także wtedy, gdy kupujący jest z innego kraju Unii albo spoza niej.

Faktura ustrukturyzowana to plik w schemacie FA(3), który ma osobne pola na dane zagranicznego kontrahenta: kod kraju, numer VAT-UE (dla firm z Unii), właściwą stawkę i oznaczenie transakcji. To program układa te dane w poprawny XML — Ty tylko wybierasz kontrahenta i typ sprzedaży.

Jedyny wyjątek to sprzedaż osobom prywatnym: faktury dla konsumentów (B2C) zwykle są poza obowiązkiem KSeF. Więcej o tym w tekście o fakturze dla osoby fizycznej.

WDT — sprzedaż towarów firmie z Unii

Gdy sprzedajesz towar firmie z innego kraju UE, mówimy o wewnątrzwspólnotowej dostawie towarów (WDT). Przy spełnieniu warunków taka dostawa jest objęta stawką 0% — ale żeby ją zastosować, na fakturze muszą się zgadzać konkretne dane:

• Aktywny numer VAT-UE nabywcy — kontrahent musi być zarejestrowany do transakcji unijnych. To warunek stawki 0%, nie ozdobnik.
• Kod kraju — poprawnie oznaczony kraj nabywcy w danych faktury. Bez tego KSeF potrafi odrzucić dokument albo przypisać złą stawkę.
• Twój numer VAT-UE — do WDT Ty również musisz być zarejestrowany jako podatnik VAT-UE (dopisany numer z prefiksem PL).

Zanim wystawisz fakturę, warto sprawdzić numer nabywcy w unijnym rejestrze VIES. Jeśli numer jest nieaktywny, prawo do stawki 0% staje pod znakiem zapytania — lepiej wyłapać to przed sprzedażą niż po kontroli.

Eksport — sprzedaż towaru poza Unię

Sprzedaż towaru firmie spoza UE (np. do Wielkiej Brytanii, USA czy na Ukrainę) to eksport. Tu również w grę wchodzi stawka 0%, ale pod warunkiem, że masz dokumenty potwierdzające wywóz towaru poza Unię (najczęściej komunikat celny).

Na fakturze eksportowej nie podajesz numeru VAT-UE (kraj spoza Unii go nie ma) — wystarczy kod kraju nabywcy i jego dane identyfikacyjne. Oznaczenie transakcji jako eksport sprawia, że stawka 0% trafia do właściwego pola, a nie zostaje potraktowana jak zwykła krajowa „zerówka".

Usługi dla firmy z UE — odwrotne obciążenie

Jeśli świadczysz usługę firmie z innego kraju Unii, zwykle podatek rozlicza nabywca w swoim kraju — to tak zwane odwrotne obciążenie (reverse charge). Ty wystawiasz fakturę bez polskiego VAT, z odpowiednim oznaczeniem, że podatek rozlicza kupujący.

• Adnotacja „odwrotne obciążenie" — na fakturze musi się znaleźć informacja, że VAT rozlicza nabywca (reverse charge / art. 28b ustawy o VAT dla usług).
• Numer VAT-UE nabywcy — podobnie jak przy WDT, potrzebny i warto go sprawdzić w VIES.
• Brak kwoty polskiego VAT — w miejscu podatku pojawia się oznaczenie „oo" / odwrotne obciążenie, a nie stawka procentowa.

KSeF obsłuży taką fakturę tak samo jak każdą inną — kluczowe jest, żeby program poprawnie ustawił typ transakcji i oznaczenia, a nie żebyś ręcznie kombinował ze stawkami.

Faktura w walucie obcej — VAT zawsze w złotówkach

Sprzedaż zagraniczna często idzie w euro, dolarach czy funtach. KSeF na to pozwala: pozycje i ceny mogą być w walucie obcej, ale kwotę VAT wykazujesz również w PLN. Przelicza się ją po średnim kursie NBP z tabeli A z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego powstanie obowiązku podatkowego.

Przy WDT i eksporcie ze stawką 0% samego VAT do przeliczenia zwykle nie ma, ale kurs i tak bywa potrzebny do ewidencji. Cała mechanika kursów jest opisana w osobnym tekście o fakturze walutowej w KSeF — łącznie z tym, który kurs i z którego dnia.

Zagraniczny nabywca nie zajrzy do KSeF

O tym łatwo zapomnieć: KSeF to polski system. Twój kontrahent z Niemiec czy z USA nie ma do niego dostępu i nie pobierze stamtąd faktury. Dokument wystawiasz w KSeF (bo taki masz obowiązek), ale kupującemu dostarczasz wizualizację — najczęściej PDF — uzgodnionym kanałem, na przykład mailem.

• PDF z kodem QR — czytelna wersja faktury z linkiem, który pozwala zweryfikować dokument w KSeF. Dla zagranicznego klienta to zwykła, zrozumiała faktura.
• Uzgodniony kanał — e-mail, panel klienta, cokolwiek, na co się umawiacie. Ważne, żeby kontrahent w ogóle dostał dokument, bo w KSeF go nie znajdzie.
• Numer KSeF i UPO zostają po Twojej stronie jako dowód wystawienia — nabywcy nie są do niczego potrzebne.

Jeśli dopiero podłączasz się do systemu, zacznij od jak podłączyć KSeF krok po kroku — certyfikat pobierasz raz i tym samym kontem wystawiasz faktury krajowe i zagraniczne.

Jak robi to program — Ty wybierasz, reszta dzieje się sama

Cała ta układanka z kodami krajów, VAT-UE i oznaczeniami transakcji to robota dla programu, nie dla Ciebie. W Prostej Fakturze zapisujesz zagranicznego kontrahenta z jego krajem i numerem VAT-UE, a przy wystawianiu wybierasz typ sprzedaży (WDT, eksport, usługa dla firmy z UE). System sam ustawia stawkę 0% albo odwrotne obciążenie, dobiera kurs NBP dla waluty i składa poprawny plik FA(3), który leci do KSeF.

Do tego jednym kliknięciem wygenerujesz PDF z kodem QR, żeby wysłać go zagranicznemu klientowi, a numer VAT-UE możesz sprawdzić w VIES bez wychodzenia z formularza. załóż konto i wystaw pierwszą fakturę za darmo — plan startowy przez pierwsze 30 dni działa bez limitów.

Częste pytania

Sprzedaję firmie z Niemiec — muszę wystawić fakturę w KSeF? Tak. Obowiązek dotyczy Ciebie jako polskiego wystawcy, więc faktura B2B dla firmy z UE też przechodzi przez KSeF.

Jak nabywca z zagranicy dostanie fakturę, skoro nie ma KSeF? Wysyłasz mu wizualizację — zwykle PDF (najlepiej z kodem QR) — uzgodnionym kanałem, np. mailem. Do KSeF sam nie zajrzy.

WDT to jaka stawka VAT? Przy spełnieniu warunków (aktywny VAT-UE nabywcy, poprawne dane) wewnątrzwspólnotowa dostawa towarów może być objęta stawką 0%.

Czy muszę sprawdzać numer VAT-UE kontrahenta? Warto, i to przed sprzedażą. Nieaktywny numer w rejestrze VIES podważa prawo do stawki 0% przy WDT i do odwrotnego obciążenia przy usługach.

A sprzedaż osobom prywatnym za granicą? To osobny temat — sprzedaż konsumencka (B2C, w tym procedury WSTO/OSS) zwykle jest poza obowiązkiem KSeF.

Zobacz też: faktura w walucie obcej w KSeF oraz faktura dla osoby fizycznej a KSeF.