KSeF offline i awaria — jak wystawić fakturę, gdy system nie działa

Kiedy w ogóle potrzebny jest tryb offline

Tryb offline to plan awaryjny na sytuacje, w których w danej chwili nie da się połączyć z KSeF. Najczęściej chodzi o jeden z trzech przypadków:

• Awaria po stronie KSeF — system Ministerstwa Finansów ma chwilową niedostępność lub zaplanowaną przerwę techniczną. Nie zależy od Ciebie i nic z nią nie zrobisz — poza wystawieniem faktury offline.
• Brak internetu u Ciebie — padło łącze w biurze, jesteś w terenie bez zasięgu, u klienta nie ma sieci. Faktura jest potrzebna teraz, a połączenia chwilowo brak.
• Przerwa techniczna — zapowiedziane okno serwisowe systemu, w którym wysyłka na bieżąco nie jest możliwa.

W każdym z tych przypadków zasada jest ta sama: fakturę wystawiasz normalnie, a jej przesłanie do KSeF „poczeka" do momentu, aż połączenie wróci.

Awaria nie znaczy „nie mogę wystawić faktury”

To najważniejszy fragment całego artykułu. Tryb offline został pomyślany właśnie po to, żeby awaria nie zatrzymała Twojego biznesu. W praktyce:

• Wystawiasz fakturę tak jak zwykle — wybierasz nabywcę, dodajesz pozycje, zapisujesz. Nic w Twoim działaniu się nie zmienia.
• Faktura dostaje kod QR — to on pozwala kontrahentowi i organom zweryfikować dokument, mimo że nie ma jeszcze numeru KSeF nadanego przez system.
• Do KSeF trafia po przywróceniu połączenia — dokument zostaje dosłany do systemu, gdy tylko awaria minie, w terminie przewidzianym przepisami.

Innymi słowy: sprzedajesz dalej, a „formalność" z KSeF domyka się chwilę później — bez straty dla Ciebie i dla nabywcy. Szczegółowe zasady i terminy dosłania warto sprawdzić w aktualnych wytycznych Ministerstwa Finansów na podatki.gov.pl, bo to obszar, w którym przepisy bywają doprecyzowywane.

Tu wygrywa dobry program do faktur

Teoretycznie dosłanie faktury po awarii możesz pilnować sam — sprawdzać, czy KSeF już wstał, i ręcznie ponawiać wysyłkę. W praktyce to dokładnie ten rodzaj obowiązku, o którym łatwo zapomnieć w natłoku pracy. Dlatego sensowny program bierze to na siebie: sam ponawia wysyłkę i pilnuje, żeby każda faktura wystawiona offline finalnie trafiła do systemu w wymaganym terminie. Ty nie musisz niczego kontrolować.

Uczciwie o stanie na dziś: w Prostej Fakturze faktura wystawiona podczas awarii KSeF zostaje bezpiecznie zapisana z informacją o błędzie wysyłki i wysyłasz ją ponownie jednym kliknięciem, gdy system wróci — nie przepada i nie trzeba jej wystawiać od nowa. Pełny tryb offline zgodny z wymaganiami MF (dwa kody QR, w tym kod „CERTYFIKAT” podpisany certyfikatem KSeF typu offline, i automatyczne dosłanie w ustawowym terminie) jest w przygotowaniu — do tego czasu nie przekazuj nabywcy wydruku z kodem QR przed uzyskaniem numeru KSeF. Załóż darmowe konto i sprawdź, jak to działa. Konfigurację konta KSeF (raz, certyfikatem) opisaliśmy ze zrzutami ekranu: jak podłączyć KSeF krok po kroku.

Widzisz błąd wysyłki? Spokojnie — faktura nie przepada

Komunikat w stylu „nie udało się wysłać do KSeF" wygląda groźnie, ale zwykle znaczy tyle, że system był chwilowo niedostępny. Co robić:

• Nie wystawiaj faktury drugi raz — dokument już istnieje po Twojej stronie, jest z kodem QR i czeka na dosłanie. Duplikat tylko namieszałby.
• Zostaw ponawianie programowi — dobry program sam spróbuje ponownie, gdy KSeF wróci. Nie musisz siedzieć i klikać.
• Sprawdź status faktury — po ustaniu awarii zobaczysz, że dokument został przyjęty i dostał numer KSeF. To Twój sygnał, że wszystko się domknęło.

Do kiedy trzeba dosłać fakturę wystawioną offline

Termin zależy od tego, dlaczego faktura nie poszła od razu — KSeF rozróżnia trzy sytuacje i każda ma inny termin:

• Tryb offline24 (brak internetu po Twojej stronie albo Twoja decyzja, by wysłać później) — faktura musi trafić do KSeF najpóźniej następnego dnia roboczego po dacie wystawienia.
• Ogłoszona niedostępność KSeF (planowana przerwa, komunikat na podatki.gov.pl) — najpóźniej następnego dnia roboczego po zakończeniu niedostępności.
• Ogłoszona awaria KSeF — do 7 dni roboczych od zakończenia awarii; jeśli w tym czasie zostanie ogłoszona kolejna, termin liczy się od nowa.

We wszystkich trzech przypadkach faktura z kodem QR jest ważna od chwili wystawienia — termin dotyczy wyłącznie dosłania jej do systemu. Za spóźnienie grozi ta sama sankcja co za wystawienie faktury poza KSeF, dlatego program powinien pilnować tego za Ciebie.

Częste pytania

Czy przy awarii KSeF mogę normalnie sprzedawać? Tak. Wystawiasz fakturę offline, działasz dalej, a jej przesłanie do systemu odbędzie się po przywróceniu połączenia. Awaria po stronie KSeF nie zatrzymuje Twojej firmy.

Czy klient dostanie fakturę mimo awarii? Tak. Otrzyma czytelną wizualizację dokumentu z kodem QR — może ją zweryfikować i zaksięgować, nawet zanim faktura formalnie trafi do KSeF.

Czy muszę coś robić ręcznie, gdy KSeF wróci? W programie z pełnym trybem offline — nie, dosłanie dzieje się automatycznie. W Prostej Fakturze na dziś wysyłasz fakturę ponownie jednym kliknięciem po przywróceniu KSeF (automat jest w przygotowaniu). Sam obowiązek dosłania w wymaganym terminie warto znać — aktualne zasady znajdziesz na podatki.gov.pl.

Gdzie sprawdzić, czy KSeF ma awarię? Informacje o dostępności systemu i zapowiadanych przerwach technicznych publikuje Ministerstwo Finansów na podatki.gov.pl — tam trafiają oficjalne komunikaty o niedostępności i planowanych oknach serwisowych.

Chcesz zobaczyć całą ścieżkę od podstaw? Przeczytaj: jak wystawić fakturę w KSeF oraz co to jest KSeF i UPO.