Jak zalogować się i uwierzytelnić w KSeF

Cztery sposoby uwierzytelnienia — który dla Ciebie

• Profil zaufany — bezpłatny, zakłada go online każda osoba fizyczna (m.in. przez bankowość internetową). To najprostsza droga: właściciel JDG loguje się nim do rządowej aplikacji i od razu ma dostęp do faktur firmy. Dla większości małych firm w zupełności wystarczy.
• Podpis kwalifikowany — płatny certyfikat kupowany u komercyjnego dostawcy (ważny zwykle rok lub dwa). Przydaje się, jeśli i tak podpisujesz nim inne dokumenty albo Twój podmiot nie może użyć profilu zaufanego. Do samego KSeF nie jest konieczny.
• Pieczęć elektroniczna — odpowiednik podpisu, ale przypisany do firmy czy organizacji, a nie do konkretnej osoby. Rozwiązanie raczej dla spółek i większych podmiotów niż dla jednoosobowej działalności.
• Certyfikat (token) KSeF — to on łączy Twój program do faktur z systemem. Pobierasz go raz z rządowej Aplikacji Podatnika, wklejasz do programu i od tej pory wysyłka faktur dzieje się automatycznie, bez logowania przy każdym dokumencie.

Logowanie ręczne kontra podłączenie programu

To dwie różne rzeczy, które łatwo pomylić. Logowanie ręczne do rządowej Aplikacji Podatnika (przez profil zaufany lub podpis) oznacza, że za każdym razem sam wchodzisz na stronę, uwierzytelniasz się i klikasz fakturę po fakturze. Działa, jest darmowe, ale przy kilkunastu dokumentach miesięcznie robi się z tego praca na pół etatu.

Uwierzytelnienie programu to co innego: raz podłączasz swój program do faktur certyfikatem KSeF i gotowe. Od tego momentu program sam wysyła faktury do systemu, sam pobiera potwierdzenia (UPO) i sam odbiera faktury zakupu — Ty klikasz tylko „Wyślij do KSeF". Ustawiasz to jeden raz i zapominasz.

Certyfikat KSeF krok po kroku

Certyfikat KSeF pobierasz z rządowej Aplikacji Podatnika po zalogowaniu profilem zaufanym lub podpisem. Cały proces — z tym, gdzie kliknąć i co skopiować do programu — opisaliśmy ze zrzutami ekranu tutaj: jak podłączyć KSeF krok po kroku. Zajmuje ok. 10 minut i robisz to raz na firmę.

W Prostej Fakturze wklejasz certyfikat w ustawieniach integracji z KSeF i to koniec konfiguracji — faktury lecą do systemu automatycznie. Załóż darmowe konto i przejdź przez podłączenie w kilka minut.

Nadawanie uprawnień — księgowa, biuro, pracownik

Jako właściciel firmy jesteś uwierzytelniony z pełnymi prawami. Możesz jednak nadać uprawnienia innym — w Aplikacji Podatnika KSeF wskazujesz osobę (np. księgową po NIP lub PESEL) albo podmiot (biuro rachunkowe po NIP) i wybierasz zakres dostępu.

• Księgowej lub biuru możesz dać np. tylko przeglądanie i pobieranie faktur, bez prawa ich wystawiania.
• Pracownikowi nadasz uprawnienie do wystawiania faktur w imieniu firmy — dalej pod Twoim NIP-em, ale z osobnym logowaniem.
• Uprawnienia w każdej chwili ograniczasz albo cofasz — kontrolę nad tym, kto ma dostęp, masz cały czas po swojej stronie.

Częste pytania

Czy profil zaufany wystarczy do KSeF? Dla większości małych firm i jednoosobowych działalności — tak. Zalogujesz się nim do rządowej aplikacji i pobierzesz certyfikat KSeF do programu. Niczego więcej kupować nie musisz.

Czy trzeba kupować podpis kwalifikowany? Nie ma takiego obowiązku. Podpis kwalifikowany czy pieczęć elektroniczna to płatne opcje przydatne w większych podmiotach. Do zwykłej pracy z KSeF wystarczy bezpłatny profil zaufany.

Jak dać dostęp księgowej? Nadajesz jej uprawnienia w Aplikacji Podatnika (po NIP lub PESEL) w wybranym zakresie. Jak dobrze ułożyć współpracę z biurem, opisaliśmy tu: KSeF a biuro rachunkowe.

Mam kilka firm — co wtedy? Każda firma ma własne uwierzytelnienie i własny certyfikat KSeF, bo działa pod osobnym NIP-em. W programie do faktur dodajesz po prostu kolejne konto KSeF i przełączasz się między firmami bez wylogowywania.

Zacznij od podstaw: co to jest KSeF i UPO oraz jak wystawić fakturę w KSeF.