Faktura zaliczkowa i końcowa (rozliczeniowa) w KSeF — jak wystawić

Zaliczkowa vs końcowa — dwa różne dokumenty

To dwie faktury dokumentujące jedną transakcję rozłożoną w czasie:

• Faktura zaliczkowa — dokumentuje otrzymanie zaliczki, przedpłaty lub raty przed dostawą towaru albo wykonaniem usługi. Wykazujesz na niej kwotę, którą klient już wpłacił, i należny od niej VAT.
• Faktura końcowa (rozliczeniowa) — wystawiasz ją, gdy dostarczysz towar lub wykonasz usługę. Rozlicza całe zamówienie i odlicza wcześniejsze zaliczki, więc klient dopłaca już tylko resztę.

Sens jest taki, żeby VAT od tej samej sprzedaży nie został naliczony dwa razy: raz od zaliczki i drugi raz od pełnej wartości. Faktura końcowa „odejmuje” to, co już zafakturowałeś przy zaliczce.

Kiedy wystawiasz fakturę zaliczkową

Obowiązek pojawia się w momencie, gdy otrzymasz pieniądze przed transakcją — nie gdy podpiszesz umowę czy wystawisz proformę. Kilka zasad w praktyce:

• Liczy się wpływ pieniędzy — zaliczkę fakturujesz w dacie, w której środki trafiły na konto lub do kasy. Proforma to tylko wezwanie do zapłaty i nie jest dokumentem KSeF.
• Termin — fakturę zaliczkową wystawiasz najpóźniej do 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym dostałeś zaliczkę (te same reguły co przy zwykłej fakturze).
• Kilka wpłat = kilka faktur — jeśli klient płaci w ratach, każda zaliczka to osobna faktura zaliczkowa. Wszystkie rozliczysz później jedną fakturą końcową.
• B2C bywa wyjątkiem — jak przy każdej fakturze, obowiązek KSeF dotyczy sprzedaży między firmami. Zaliczkę od osoby prywatnej fakturujesz na jej żądanie, poza KSeF.

Jak KSeF i format FA(3) rozliczają zaliczki

W KSeF nie krąży PDF, tylko plik w formacie FA(3). Faktura zaliczkowa i końcowa mają w nim osobne pola, a końcowa musi wskazać, którą zaliczkę rozlicza:

• Na zaliczkowej — kwota otrzymanej zaliczki i przypadający na nią VAT. Format pozwala też opisać całe zamówienie (wartość docelową), żeby było wiadomo, czego zaliczka dotyczy.
• Na końcowej — wskazujesz wcześniejsze faktury zaliczkowe po ich numerze KSeF, system odlicza już zafakturowane kwoty i wylicza „Do zapłaty” jako resztę zamówienia. To właśnie odliczenie sprawia, że VAT się nie dubluje.

Przykład na liczbach. Sprzedajesz towar za 12 300 zł brutto (10 000 zł netto + 23% VAT). Klient wpłaca 3 000 zł zaliczki. Na fakturze zaliczkowej wykazujesz te 3 000 zł, a VAT liczysz metodą „w stu” — od kwoty zaliczki, nie od całego zamówienia (przy 23% to ok. 561 zł VAT i 2 439 zł netto). Po dostawie faktura końcowa pokazuje pełne zamówienie, odlicza zafakturowaną zaliczkę i w polu „Do zapłaty” zostaje 9 300 zł. Sumarycznie VAT wychodzi identyczny, jakbyś wystawił jedną fakturę — tyle że rozłożony na dwa dokumenty.

Dlatego kolejność ma znaczenie: żeby końcowa mogła odwołać się do zaliczkowej, ta pierwsza musi być wcześniej przyjęta przez KSeF i mieć swój numer KSeF oraz UPO. Zasady samego wystawiania i te pojęcia opisaliśmy w tekście jak wystawić fakturę w KSeF.

Zaliczka na 100% — czy potrzebna faktura końcowa?

Częsty przypadek: klient płaci z góry całość. Jeśli faktura (lub kilka faktur) zaliczkowych pokryła 100% wartości zamówienia, to co do zasady nie musisz wystawiać faktury końcowej — nie ma już czego rozliczać, bo cała sprzedaż i cały VAT zostały udokumentowane zaliczkami. Faktura końcowa ma sens dopiero wtedy, gdy po zaliczkach zostaje jakaś kwota do dopłaty. Jeśli masz wątpliwość, czy w Twojej sytuacji końcowa jest potrzebna, potwierdź to z księgowym — ale w typowej przedpłacie 100% dodatkowy dokument jest zbędny.

W praktyce oznacza to, że przy sprzedaży „z góry w całości” nie duplikujesz papierologii: jeśli towar wydajesz lub usługę wykonujesz w tym samym okresie, w którym dostałeś pełną wpłatę, często wystarczy jedna zwykła faktura zamiast pary zaliczkowa + końcowa. Rozdzielasz je dopiero wtedy, gdy między wpłatą a dostawą upływa czas i musisz udokumentować sam fakt otrzymania pieniędzy.

Jak robi to program — wpisujesz kwotę i zamówienie

Ręczne pilnowanie proporcji VAT i odliczeń to najczęstsze źródło błędów. W programie takim jak Prosta Faktura wygląda to prościej:

• Faktura zaliczkowa — wybierasz typ „zaliczkowa”, wpisujesz kwotę otrzymanej zaliczki oraz pozycje całego zamówienia. Program sam wylicza VAT od zaliczki proporcjonalnie do wartości zamówienia i buduje poprawny plik FA(3).
• Faktura końcowa — wybierasz fakturę rozliczeniową i zaznaczasz, które zaliczki rozliczasz. Program podstawia ich numery KSeF, odejmuje zafakturowane kwoty i sam wylicza „Do zapłaty”.
• Wysyłka i potwierdzenie — klikasz „Wyślij do KSeF”, a program odbiera numer KSeF i UPO. Klient-firma zobaczy fakturę u siebie automatycznie; możesz mu też wysłać czytelny PDF z kodem QR.

Nie musisz nic instalować — działa w przeglądarce na telefonie i komputerze, a dane firm zaciąga po NIP z GUS. Możesz załóż konto i wystaw pierwszą fakturę za darmo, żeby zobaczyć całą ścieżkę zaliczka → końcowa na własnej sprzedaży.

Częste błędy przy zaliczkach

• Wystawienie faktury przed wpłatą — dopóki pieniądze nie wpłynęły, wysyłasz proformę, nie fakturę zaliczkową. Fakturę zaliczkową rodzi dopiero wpływ środków.
• Podwójny VAT na końcowej — jeśli na fakturze końcowej nie odliczysz zaliczek, zapłacisz VAT dwa razy od tej samej sprzedaży. W programie odliczenie robi się przez wskazanie faktur zaliczkowych.
• Brak numeru KSeF zaliczki — końcowa odwołuje się do zaliczkowej po numerze KSeF, więc najpierw musi być przyjęta ta pierwsza. Nie wystawiaj obu „na raz” bez potwierdzenia zaliczkowej.
• Pomyłka w kwocie — wysłanej faktury nie da się już edytować ani skasować. Poprawia się ją fakturą korygującą; jak to zrobić, opisaliśmy osobno: korekta faktury w KSeF.

Częste pytania

Czy proforma to faktura zaliczkowa? Nie. Proforma to tylko dokument informacyjny i wezwanie do zapłaty — nie trafia do KSeF i nie rodzi VAT. Fakturę zaliczkową wystawiasz dopiero po otrzymaniu wpłaty.

Klient wpłacił zaliczkę w kilku ratach — ile faktur? Każda otrzymana wpłata to osobna faktura zaliczkowa. Na końcu wystawiasz jedną fakturę końcową, która rozlicza wszystkie wcześniejsze zaliczki naraz.

Czy zaliczkę można wystawić w walucie obcej? Tak. KSeF dopuszcza faktury w walucie obcej; VAT przelicza się na złotówki po kursie NBP (tabela A) z ostatniego dnia roboczego przed powstaniem obowiązku podatkowego. Pozycje mogą być w walucie, ale VAT musi być wykazany także w PLN. Program robi to przeliczenie automatycznie i sam pobiera właściwy kurs, więc nie sprawdzasz go ręcznie na stronie NBP.

Zaliczka pokryła całość — muszę wystawiać końcową? Zwykle nie. Gdy zaliczki pokryły 100% wartości zamówienia, faktura końcowa nie jest potrzebna — cała sprzedaż jest już udokumentowana.

Co, jeśli pomylę kwotę na zaliczkowej? Wystawionej faktury nie edytujesz — robisz fakturę korygującą wskazującą oryginał po numerze KSeF.

Zobacz też: jak wystawić fakturę w KSeF oraz korekta faktury w KSeF.