Nota korygująca a KSeF — czy jeszcze istnieje i jak poprawić błąd nabywcy

Czym była nota korygująca

W starym, papierowo-mailowym świecie faktur istniały dwa narzędzia do poprawiania pomyłek:

• Faktura korygująca — wystawiał ją sprzedawca, gdy zmieniała się treść „liczbowa”: cena, ilość, stawka VAT, rabat, zwrot towaru.
• Nota korygująca — wystawiał ją nabywca i służyła wyłącznie do drobnych błędów formalnych: literówka w nazwie firmy, zły adres, pomyłka w numerze zamówienia. Notą nie wolno było ruszać kwot ani stawek VAT.

Nota miała jeszcze jedną cechę: wymagała akceptacji drugiej strony. Nabywca wypełniał notę, wysyłał ją sprzedawcy, a ten musiał ją „odbić” — czyli potwierdzić, że zgadza się na poprawkę. Dopiero wtedy korekta danych była skuteczna. To właśnie ten mechanizm w KSeF odchodzi do przeszłości.

Dlaczego nota znika w KSeF

Powód jest prosty i techniczny: schemat FA(3), czyli wzór, według którego budowana jest każda faktura ustrukturyzowana, nie przewiduje noty korygującej. W KSeF istnieje jeden dokument do poprawiania faktur — faktura korygująca. A tę zawsze wystawia ten, kto wystawił oryginał, czyli sprzedawca.

Jest w tym logika. Skoro faktura żyje jako plik danych na rządowym serwerze i jest przypisana do konkretnego wystawcy, to tylko on może utworzyć powiązany z nią dokument korygujący. Nabywca nie „dopisuje” niczego do cudzej faktury. Znika też cały taniec z akceptacją: nie ma już „odbicia” ani zatwierdzania noty. Poprawka wchodzi do obiegu w momencie, gdy sprzedawca wyśle korektę do KSeF i dostanie ona numer KSeF oraz UPO.

Jak teraz poprawić błąd w danych nabywcy

Załóżmy, że dostałeś fakturę, na której Twoja firma jest wpisana z błędem — na przykład literówka w nazwie albo nieaktualny adres. Ścieżka jest jedna i bardzo krótka:

• Zauważasz błąd — widzisz go w swojej fakturze pobranej z KSeF.
• Informujesz sprzedawcę — dzwonisz albo piszesz e-mail: „na fakturze nr … jest pomyłka w nazwie/adresie, proszę o korektę”. Nie wypełniasz żadnego druku, nie wysyłasz noty.
• Sprzedawca wystawia korektę — tworzy w KSeF fakturę korygującą, która wskazuje fakturę pierwotną po jej numerze KSeF i podaje poprawne dane.
• Korekta trafia do KSeF — dostaje własny numer KSeF i UPO, a Ty widzisz ją u siebie automatycznie, tak jak każdą fakturę.

Zapamiętaj jedno zdanie: informujesz sprzedawcę → on koryguje w KSeF. To wszystko, co musisz zrobić jako nabywca. Nie ma już etapu, w którym to Ty przygotowujesz dokument i czekasz na akceptację.

To dotyczy też błędów formalnych

Najważniejsza zmiana w codziennej praktyce: korektą poprawia się teraz również drobne pomyłki formalne, którymi dawniej zajmowała się nota. Nie ma znaczenia, czy błąd jest „liczbowy”, czy tylko „opisowy” — jedyne narzędzie w KSeF to faktura korygująca wystawiona przez sprzedawcę. Dotyczy to między innymi:

• Literówki w nazwie firmy — „Kowaslki” zamiast „Kowalski”.
• Błędnego lub nieaktualnego adresu nabywcy.
• Pomyłki w numerze zamówienia, dacie sprzedaży czy opisie pozycji — wszystko, co kiedyś szło notą.

Wyjątkiem, o którym warto wiedzieć, jest błędny NIP nabywcy. To pomyłka na tyle poważna, że w praktyce zwykle nie da się jej „poprawić” zwykłą korektą danych — fakturę wystawiono na nie tę firmę. Tu również działasz przez sprzedawcę: zgłaszasz problem, a on rozwiązuje go po swojej stronie (najczęściej przez korektę i wystawienie faktury na właściwy NIP). Zasada zostaje ta sama: to wystawca porządkuje dokument w KSeF.

A co, jeśli to Ty jesteś sprzedawcą

Druga strona medalu: gdy to Twój klient zgłosi Ci błąd na wystawionej przez Ciebie fakturze, nie kombinujesz z usuwaniem ani edycją. Faktury wysłanej do KSeF nie da się skasować ani zmienić — poprawiasz ją nową fakturą korygującą, która wskazuje oryginał po numerze KSeF. To ta sama korekta, którą robisz przy zmianie ceny czy ilości, tylko tym razem zmieniasz dane formalne.

W dobrym programie to kwestia kilku kliknięć. W Prostej Fakturze otwierasz fakturę pierwotną, wybierasz „Wystaw korektę”, program sam podstawia numer KSeF oryginału i dane obu stron, a Ty poprawiasz to, co trzeba, i wysyłasz korektę do KSeF jednym przyciskiem. Chcesz to przetestować na własnym dokumencie? załóż konto i wystaw pierwszą fakturę za darmo — bez instalacji, w przeglądarce, na telefonie albo komputerze.

Częste pytania

Czy nota korygująca zniknęła całkowicie? W obiegu faktur ustrukturyzowanych w KSeF — tak, praktycznie jej nie ma, bo schemat FA(3) jej nie przewiduje. Wszystkie poprawki idą przez fakturę korygującą wystawianą przez sprzedawcę.

Jestem nabywcą i widzę literówkę w mojej nazwie. Co robię? Zgłaszasz to sprzedawcy (telefon lub e-mail) i prosisz o korektę. On wystawia fakturę korygującą w KSeF, a poprawiony dokument pojawia się u Ciebie automatycznie.

Czy sprzedawca musi „odbić” albo zaakceptować moją poprawkę? Nie. Mechanizm akceptacji noty znika. Korektę wystawia i wysyła sam sprzedawca — nie ma etapu wzajemnego potwierdzania.

Czy notą można było poprawić kwoty? Nie — nota służyła tylko błędom formalnym (nazwa, adres, opis). Kwoty i stawki VAT zawsze poprawia się fakturą korygującą. W KSeF jedno i drugie robi ten sam dokument: korekta od sprzedawcy.

Co z błędnym NIP-em nabywcy? To poważniejszy przypadek — fakturę wystawiono na niewłaściwą firmę. Rozwiązuje go sprzedawca po swojej stronie, zwykle przez korektę i wystawienie faktury na prawidłowy NIP. Ty tylko zgłaszasz problem.

Zobacz też: jak wystawić fakturę korygującą w KSeF oraz jak wystawić fakturę w KSeF krok po kroku.